Het aanvragen van aanbestedingen kan een doolhof lijken voor bedrijven die ermee beginnen. Of je nu werkt met openbare aanbestedingen of het enkelvoudig onderhands aanbesteden, er komt veel bij kijken.
We leggen graag de hele procedure uit besteden aandacht aan de noodzakelijke aanbestedingsdocumenten
Heb je je ooit afgevraagd hoe je jouw kans op succes kunt vergroten bij een aanbesteding?
Wat is een aanbesteding?
Een aanbesteding betekent dat een organisatie een opdracht openbaar maakt waarop bedrijven zich kunnen inschrijven. Dit kan een kleine of grote opdracht zijn. Het doel is om op een eerlijke en transparante manier de beste partij te kiezen.
Het kan gaan van het inkopen van materialen tot het outsourcen van diensten. Veel bedrijven maken gebruik van platforms als https://www.tender.app om aanbestedingen makkelijk te vinden en bij te houden.
Welke soorten aanbestedingen bestaan er?
Er zijn grofweg twee gangbare opties: de openbare aanbesteding en het enkelvoudig onderhands aanbesteden.
- Openbare aanbesteding
Een openbare aanbesteding is voor iedereen toegankelijk. Bedrijven die geïnteresseerd zijn, kunnen hun offertes indienen zonder dat er een voorselectie plaatsvindt. Dit type aanbesteding wordt vaak toegepast bij grotere projecten en biedt gelijke kansen voor alle aanbieders. - Enkelvoudig onderhands aanbesteden
Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden kiest de opdrachtgever zelf een enkele partij. Dit gebeurt meestal bij kleinere projecten en vaak met een lagere waarde die onder de aanbestedingsgrens ligt. Het voordeel is een snelle, directe benadering. Maar er is ook een nadeel: niet alle bedrijven krijgen de kans om mee te doen. Wordt er dan wel transparant gehandeld?
De aanbestedingsgrens: waarom is deze belangrijk?
Voor elke aanbesteding geldt een financiële grens. Namelijk de aanbestedingsgrens. Deze grens bepaalt of een organisatie een openbare aanbesteding moet uitschrijven of niet. De hoogte van deze grens varieert per sector en per type opdracht. We adviseren je goed op de hoogte te zijn van deze grens, want een overschrijding kan betekenen dat een project anders georganiseerd moet worden.
Dit kan zowel een positieve als een negatieve kant hebben: enerzijds zorgt de aanbestedingsgrens voor structuur, anderzijds kan het omslachtig zijn voor kleinere projecten.
Aanbestedingsdocumenten
Een van de belangrijkste onderdelen van de aanbestedingsprocedure zijn de aanbestedingsdocumenten. Deze documenten bevatten alle informatie over de opdracht. Denk aan de specificaties, criteria en deadlines.
De volgende documenten zijn vaak onmisbaar:
- Inschrijvingsformulieren: Hierin geven bedrijven hun gegevens en offertes op.
- Technische specificaties: Deze beschrijven gedetailleerd de vereisten en verwachtingen.
- Conformiteitsverklaring: Dit document toont aan dat de biedende partij aan alle eisen voldoet en zich committeert aan de voorwaarden.
Een voorbeeld uit de praktijk: een installatiebedrijf ontving een aanbestedingsdocument waarin precies stond welke kwaliteitseisen er aan de betreffende materialen werden gesteld. Door de conformiteitsverklaring in te vullen gaven zij aan dat zij de juiste materialen konden leveren. Door deze stappen te volgen konden ze de opdracht binnenhalen.
Hoe verloopt de inschrijving?
Het indienen van een bieding is een spannende stap. Bedrijven verzamelen alle benodigde documenten, zoals hierboven genoemd en dienen hun offerte in vóór de deadline. Het is belangrijk om op tijd te beginnen met de voorbereidingen, want het verzamelen van alle stukken kan tijdrovend zijn.
Bedrijven die ervaring hebben met de procedure, stellen vaak dat deze tijdsinvestering zichzelf terugbetaalt wanneer je de opdracht binnensleept.
Zijn er tegenargumenten of nadelen?
Ondanks de voordelen kent de aanbestedingsprocedure ook enkele nadelen. Een belangrijk punt van kritiek is dat het proces bureaucratisch kan aanvoelen. De stapel aan aanbestedingsdocumenten en de strakke aanbestedingsgrens kunnen kleine bedrijven afschrikken, omdat ze misschien niet de capaciteit hebben om aan alle eisen te voldoen. Daarnaast vraagt de procedure veel tijd, wat niet altijd gunstig is als een project snel gerealiseerd moet worden.
Hoe kijk jij tegen dit proces aan? Zijn de voordelen het volgens jou waard?
De beoordeling van de inschrijvingen
Na de inschrijving volgt de beoordelingsfase. In deze stap worden alle biedingen zorgvuldig bekeken en vergeleken. Hierbij let de opdrachtgever op prijs, kwaliteit en het naleven van de specificaties zoals die vermeld staan in de aanbestedingsdocumenten. De partijen met de beste aanbiedingen worden geselecteerd. Meestal gebeurt dat op basis van vooraf vastgestelde criteria. Deze criteria zijn terug te vinden in de aanbestedingsdocumenten.
Wanneer wordt de gunning toegekend?
Na de beoordeling komt het moment van de waarheid: de gunning. De opdrachtgever kiest de partij die het beste bij de opdracht past. Wanneer de gunning officieel is start de contractfase waarin alle afspraken en voorwaarden vastgelegd worden. Vanaf dit punt gaan de partijen over op de uitvoering van de opdracht.