Is jouw bedrijf flink gegroeid en merk je dat het lastiger wordt voor verschillende onderdelen van de organisatie om op een efficiënte manier (samen) te werken? Dan ben je waarschijnlijk toe aan een systeem dat je medewerkers kleinere herhalende taken uit handen kan nemen en de samenwerking tussen afdelingen bevordert. Daarvoor moet je investeren in software voor Enterprise Resource Planning (ERP). We bespreken door voordelen en nadelen van het implementeren van zo’n ERP systeem.
Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning is erop gericht om alle beschikbare middelen van een bedrijf zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dat doet het door de functies van kernbedrijfsprocessen te combineren en integreren, waardoor ze in één systeem beheerd kunnen worden. Denk daarbij aan belangrijke zaken als productie, inkoop en verkoop, gekoppeld aan voorraadbeheer. Daarnaast wordt ook relatiebeheer en service vanuit hetzelfde systeem beheert. HR-zaken en financiële administratie zijn ook geïntegreerd in hetzelfde systeem. Er bestaan kant-en-klare EPR-systemen, maar het is ook mogelijk om maatwerk te krijgen. Dat laatste kost uiteraard meer.
De belangrijkste voordelen
Een belangrijk voordeel van ERP software is dat er niet meer op een omslachtige manier gegevens gedeeld hoeven te worden tussen verschillende systemen. Alle afdelingen beschikken over dezelfde actuele gegevens, omdat alles samengevoegd is in één centrale database. Daarnaast kan de software medewerkers bepaalde andere herhalende taken uit handen nemen door deze automatisch te verrichten. Ook is het mogelijk om gemakkelijk rapportages aan te maken met een druk op de knop. Zo kan er veel tijd gewonnen worden die aan andere belangrijke zaken besteed kan worden of ertoe leiden dat er minder werkuren nodig zijn voor bepaalde afdelingen. Daarnaast levert het samenvoegen van alle gegevens en processen in één systeem ook op dat kwaliteitsstandaarden makkelijker consequent behaald kunnen worden.
Nadelen?
Er zijn een aantal zaken die je zou kunnen zien als nadelen van het implementeren van een ERP-systeem. Je bedrijf wordt bijvoorbeeld opeens afhankelijk van één systeem en dat betekent dat een storing gevolgen voor de hele bedrijfsvoering kan hebben. Maar ook bij het gebruik van verschillende systemen kan een storing in één systeem verschillende processen frustreren. Bovendien hoeft er met een ERP-systeem maar één systeem goed beveiligd te worden. Daarnaast zit er natuurlijk tijd in de implementatie van een ERP-systeem en kan er weerstand zijn bij medewerkers die opeens op een andere manier moeten gaan werken. Dat is echter een kwestie van gewenning. Uiteindelijk wordt ook hun werk makkelijker door het systeem.
Ben je nog niet toe aan zo’n groot, integraal systeem maar heb je wel behoefte aan praktische software die bepaalde processen efficiënter en eenvoudiger maakt? Overweeg dan bijvoorbeeld te investeren in een order management systeem. Dit faciliteert het proces van offertes, orders en facturen en maakt dat er veel minder menselijke arbeidsuren in gestoken hoeven te worden.
