Vergaderen: het woord levert bij veel medewerkers weerstand op. Urenlang in een saaie kantoorinrichting zitten, behoort bij velen niet tot hun favoriete werkzaamheden. Terwijl je tijdens meetings júíst wil dat jouw medewerkers proactief en geïnspireerd zijn. Door de meetingruimte een upgrade te geven, werken jouw medewerkers productiever én maak je indruk op jouw bezoekers. Hieronder lees je hoe je dat doet.
Denk out of the box qua inrichting
Vergaderruimtes zijn vaak kille, zakelijke plekken waar inspiratie ver te zoeken is. Zonde, want door deze ruimtes sfeervoller te maken, zorg je dat werknemers productiever werken. Ga daarom wat meer out of the box met de inrichting. Plaats bijvoorbeeld bar- of statafels, creëer een zithoek met zitzakken of hang schommels op aan het plafond. Een inspiratiemuur is ook een goed idee. Hang posters op van inspirerende personen of kies voor kleurrijke foto’s en quotes. Ook materialen zorgen voor inspiratie. Kies bijvoorbeeld voor behang met een 3D-structuur of creëer een vrolijke plantenwand. Laat je creativiteit de vrije loop, een creatieve omgeving geeft een impuls aan de vindingrijkheid van medewerkers.
Apparatuur die werkt
Praktisch puntje: naast een fijne en inspirerende werkomgeving moet er natuurlijk ook handig gewerkt kunnen worden in de vergaderruimte. De motivatie om te vergaderen verdwijnt al snel als je wordt geconfronteerd met haperende apparatuur. Werken jullie op kantoor veel met laptops? Zorg dan dat er stekkerdozen verwerkt zitten in de tafel. Zo is er altijd stroom beschikbaar en vallen laptops nooit uit tijdens meetings. In een vergaderruimte is ook vaak een beamer of presentatiescherm aanwezig. Zorg dat deze modern, professioneel en van goede kwaliteit is. Een veelvoorkomend probleem bij presenteren op schermen is dat het koppelen aan apparaten slecht werkt. Draadloos presenteren kan hiervoor een uitkomst bieden.
Draadloos presenteren = onbezorgd presenteren
Draadloos presenteren is presenteren zonder gedoe met kabels, moeilijke instellingen en zoeken naar de juiste verbinding. Met het presentatiesysteem Barco ClickShare kun je via je laptop, tablet of smartphone binnen een handomdraai jouw content op het scherm delen. Het enige wat je moet doen is de USB-button in het device pluggen. Et voilà: met één druk op de knop presenteer je zowel het beeld als het bijbehorende geluid. Draadloos presenteren met ClickShare is niet alleen snel en makkelijk, maar ook enorm veilig. Het presentatiesysteem is namelijk continu verbonden met een beveiligd netwerk. Wel zo prettig.
Kies naast draadloos presenteren voor videoconferencing
Als je jouw vergaderruimte een upgrade geeft, is het naast draadloos presenteren een must om videobellen op kantoor en met collega’s op afstand te professionaliseren. In dit tijdperk van hybride werken moet je als organisatie professionele video-apparatuur en -software hebben voor digitale samenwerking. Een 1-op-1 meeting kan prima op de laptop via Skype of Zoom, maar snel en efficiënt werken met een grotere groep op afstand is zonder de juiste tools lastig. De verbinding valt bijvoorbeeld geregeld weg, het beeld loopt vaak vast en niet iedereen is altijd even goed te horen. Door experts in te schakelen die de juiste videoconferencing apparatuur installeren, heb je hier geen last van en kun je vlekkeloos online meeten.
