Wist jij dat er elk jaar ongeveer 18.000 Nederlandse bedrijven en overheidsinstellingen verhuizen? Dit komt vaak door de uitbreiding van personeel en gebeurt vooral vaak bij startups. Dit kost niet alleen veel geld en tijd, maar er moet ook nog eens van alles geregeld worden. Om het verhuisproces zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen, hebben wij 5 tips op een rijtje gezet. Daarna vertellen wij 3 veelgemaakte fouten die je eenvoudig kan voorkomen. Lees dus snel verder!
Tip 1. Huur professionals in
Om de verhuizing zo goed mogelijk te laten verlopen is het verstandig om een verhuisbedrijf in te schakelen dat verstand heeft van een bedrijvenverhuizing. Tijdens de verhuizing kun je ervan uitgaan dat het bedrijf alle nodige materialen heeft, zoals steekwagens, verhuisdozen en beschermingsmaterialen.
Een groot voordeel van het inhuren van professionals, is dat ze vaak 7 dagen per week voor jou klaar staan. Hierdoor kan er verhuisd worden wanneer het voor iedereen het beste uitkomt.
Tip 2. Verkoop of doneer je meubels
Tijdens een bedrijfsverhuizing zijn er veel spullen die worden verhuisd. Denk hierbij aan productiemachines, kantoormeubilair, computers en andere kantoorspullen. Wanneer je deze spullen niet meer nodig hebt, is het verstandig om ze te verkopen of te doneren. Echter is er wel een kans dat je niet alle materialen in één keer kwijt kunt. De spullen tijdelijk opslaan in een loods is daarom een verstandige keuze. Dit zorgt voor minder stress, omdat je weet wat er met alle meubels en machines gedaan moet worden.
Tip 3. Maak een planning
Tijdens de verhuizing van een bedrijf is het van belang om een goede en vroegtijdige planning te maken. Hierdoor weten de werknemers van het bedrijf precies wanneer ze hun spullen moeten inpakken. Met een goede planning wordt er flink bespaard op tijd, inspanning en onnodige kosten. Verder voorkom je dat mensen elkaar in de weg gaan lopen en worden de werkzaamheden hierdoor zo min mogelijk belemmerd.
Tip 4. Gebruik een checklist
Wij raden aan om een checklist te maken met wat er allemaal gedaan moet worden. Hier schrijf je alle punten op, ook de punten die voor de hand liggend zijn. Vooral de makkelijke werkzaamheden worden vaak vergeten. Door een checklist te maken loop je alle stappen bijeen, waardoor je geen vertraging oploopt. Checklists kun je zelf maken, maar er zijn meerdere downloadversies online beschikbaar.
Tip 5. Communicatie
Wanneer de verhuizing steeds dichterbij komt, is het verstandig om te beginnen met wekelijkse of maandelijkse meetings. Hierbij kan je je personeel meenemen in wat er gaat gebeuren en wie welke taken gaat doen. Het is belangrijk dat je van tevoren al een goede planning en checklist hebt gemaakt.
Daarnaast is het verstandig om goed te communiceren met de beheerders van het nieuwe en oude gebouw. Zorg ervoor dat ze weten wanneer het bedrijf het pand verlaat en wanneer iedereen in de nieuwe locatie is begonnen met werken. Door middel van goede communicatie worden vertragingen voorkomen.
3 veelgemaakte fouten tijdens een zakelijke verhuizing
Tijdens het verhuizen van een bedrijf kunnen meerdere fouten worden gemaakt. De drie fouten die wij veel voorbij zien komen, maar die je makkelijk kunt voorkomen, zijn:
- Het verkeerd labelen van de verhuisdoos: het labelen van de verhuisdozen wordt veel vergeten. Daarnaast wordt er regelmatig verkeerd gelabeld. Zorg ervoor dat dezelfde soort spullen in een verhuisdoos zitten. Label de doos goed met wat er in zit en in welke ruimte het moet komen. Hierdoor weten de werknemers precies wat waar hoort en wordt er niet eindeloos gezocht naar bepaalde materialen.
- Onderschatting van de taken: het inpakken van spullen en het regelen van verschillende taken duurt vaak langer dan gedacht. Zorg er daarom voor dat er meer tijd wordt ingepland dan je denkt nodig te hebben. Zo worden er problemen voorkomen en kosten bespaard. Daarnaast wordt er met een ruimere planning stressvrij verhuisd.
- Verhuiswagen verkeerd laden: een veelgemaakte fout tijdens de verhuizing is de verhuiswagen verkeerd laden. Zorg er van tevoren voor dat iedereen goed is voorbereid met werkhandschoenen, een trap, opvulmateriaal en eventueel een steekwagen. Begin tijdens het laden eerst met de zware materialen, dan de kleine meubels en als laatste wordt de verhuiswagen opgevuld met de verhuisdozen.
Ga goed voorbereid beginnen met de bedrijfsverhuizing
Een goede voorbereiding is het halve werk tijdens de verhuizing van een bedrijf. Zorg daarom voor een goede planning en gebruik een checklist. Zie je de verhuizing niet zitten of geen idee hoe je moet beginnen? Besteed het werk dan zo veel mogelijk uit aan een verhuisbedrijf.
Verder is het belangrijk dat de verhuizing niet wordt onderschat. Bereid je goed voor, lees jezelf in hoe een verhuiswagen het beste kan worden geladen en vergeet niet alle verhuisdozen te labelen. Door geordend te werken ga je efficiënt en snel te werk en voorkom je verhuisstress!
