Vooral het plannen, beheren, organiseren van je projecten is resource management (capaciteitsplanning) een belangrijk aspect. Project & resource planning software biedt hierbij uitkomst. In dit artikel vertellen we je meer over project & resource planning software. Bij menig ERP systeem schiet het project en resource management te kort. Het plannen van medewerkers (resources) wordt dan een stuk ingewikkelder en omslachtiger. Gelukkig zijn er gespecialiseerde oplossingen.
Wat is project & resource planning software?
Project & resource planning software is software die wordt gebruikt om projecten te plannen. Het is een onderdeel van het zogenaamde projectmanagement. Het voorbereiden, organiseren, plannen, uitvoeren van een project. Maar met alleen plannen van het project in doorlooptijd ben je er nog niet. Je hebt ook resources (medewerkers) nodig om de activiteiten in de planning uit te voeren. Met functionaliteit voor resource management kun je een resource planning (capaciteitsplanning) opstellen. Daarbij wil je graag een integratie tussen de projectplanning en de resource planning. En bijvoorbeeld niet de resource planning in een apart spreadsheet bijhouden.
Er is veel software die belooft dit goed te kunnen, zoals ERP-systemen. ERP staat voor Enterprise resource planning. Het zijn systemen die ondersteuning bieden voor alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-systeem bestaat uit kleine deelprogramma’s die allemaal een functioneel gebied ondersteunen. Denk hierbij aan CRM, HRM, productie, en de financiële administratie. Vaak bieden deze ERP-systemen ook functionaliteit voor project en resource management, maar vaak blijkt dat deze functionaliteit niet diep genoeg gaat. Gebruikers halen dan toch weer hun spreadsheets uit de kast om de planning bij te houden.
Wat zijn de voordelen van project & resource planning software?
Het gebruik van project & planning software heeft voordelen. Het belangrijkste voordeel is dat je over gespecialiseerde functionaliteit beschikt die alle aspecten van project en resource management kan ondersteunen. Hieronder hebben we nog een aantal voordelen voor je op een rijtje gezet:
- Met project & resource planning software houd je het overzicht over alle lopende projecten, zowel intern als extern.
- Alle gebruikers hebben altijd en overal inzicht in de voortgang van projecten.
- Met de software kun je taken gemakkelijk over teamleden verdelen en heb je goed inzicht in de bezetting
- De software kan rapporten en analyses maken van de projectresultaten. Hierdoor krijg je inzicht in afwijkingen en de winstgevendheid van projecten.
- De software is meestal te integreren met andere softwarepakketten, zoals voor CRM, financieel en ERP. Vaak beschikt de software ook over een API waardoor je zelf koppelingen kunt bouwen.
Waar moet je op letten bij project & resource planning software?
Er is een groot aantal planning softwarepakketten in omloop. Maar waar moet je op letten om te bepalen welke het beste bij jouw bedrijf past? Een aantal belangrijke punten zetten we hieronder voor je op een rij:
- Bepaal hoe je de planning binnen je bedrijf wilt organiseren. Het is een valkuil om deze stap over te slaan. Eerst organiseren, dan automatiseren.
- Inventariseer de eisen en wensen waaraan de software moet voldoen. Stel een longlist op van leveranciers en beoordeel ze op basis van de eisen en wensen zodat je een shortlist over houdt.
- Probeer de software van de shortlist leveranciers uit. Doe dit op basis van gestructureerde en uitgewerkte vraagstukken. Anders kun je de pakketten niet goed vergelijken.
Wil je project & resource planning software testen?
Ben je naar aanleiding van dit artikel nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van project & resource planning software binnen jouw bedrijf? Maar durf je nog niet gelijk te investeren? Geen probleem! De meeste pakketten kun je gratis uitproberen zoals de software van Timewax bijvoorbeeld. Timewax is een krachtige tool die beschikt over vele vormen van integraties. Zo beschikken ze over koppelingen met Outlook, Google agenda of de administratie software van AFAS. Je kunt de software dertig dagen gratis uitproberen!
