Elke maand staan er weer veel terugkerende administratieve taken op de planning. Helaas hebben deze taken veel aandacht nodig waardoor veel kostbare tijd verloren gaat. De juiste HRM software kan jouw dag als HR-manager een stuk gemakkelijker maken. Door diverse processen te automatiseren is er veel tijdsbesparing mogelijk. Hierdoor kun je jouw kostbare tijd inzetten voor andere belangrijke werkzaamheden.
1. De procedure van werving en selectie
Veel bedrijven organiseren tegenwoordig de werving – en selectieprocedures nog steeds grotendeels offline. Ondanks dat het digitaliseren hiervan een hoop tijd kan besparen. Wanneer er over wordt gestapt naar automatisering in combinatie met online processen, dan biedt dit voordelen voor zowel (potentiële) medewerker als het bedrijf zelf. Toekomstige medewerkers krijgen namelijk zelf de mogelijkheid om gegevens in te voeren of bijvoorbeeld een contract digitaal te tekenen. Bovendien wordt de sollicitatieprocedure gestroomlijnd dankzij automatische meldingen voor managers om feedback op een sollicitant te geven.
2. Het inzien van salarisstroken
In de afgelopen jaren heeft er een grote ontwikkeling plaatsgevonden op het gebied van het digitaliseren van loonstroken. Waar het eerst de normaalste zaak van de wereld was dat je een papieren loonstrookje kreeg is dit nu steeds vaker een digitaal loonstrookje. Het digitaliseren en automatiseren hiervan levert een besparing op het gebied van tijd en milieu op.
Een digitaal personeelssysteem voor medewerkers is een handige tool hiervoor. Via dit portaal kunnen werknemers gemakkelijk de loonstroken downloaden en raadplegen wanneer dit nodig is. Hierdoor hoeven zij dit niet meer na te vragen bij de HR-afdeling.
3. Rapportages maken
Het creëren van rapportages door het gebruik van actuele gegevens zorgt voor een duidelijk overzicht. Een overzichtelijke rapportage kan bijdragen aan goed onderbouwde beslissingen richting het HR-beleid. De juiste software biedt de mogelijkheid om in een mum van tijd de juiste rapportages te genereren. Met één druk op de knop is het mogelijk om uit verschillende systemen de cijfers te combineren tot één overzichtelijke rapportage.
4. De registratie van verlof en verzuim
Elk bedrijf dient werknemers een wettelijk minimaal aantal vrije dagen te geven. Aangezien dit verlof kriskras door het jaar heen opgenomen wordt, is het verstandig om software te gebruiken waarbij werknemers dit verlof zelf in kunnen dienen. Helaas kan het ook voorkomen dat een werknemer voor langere tijd van verzuim gebruikt dient te maken. Wanneer een werknemer door een bepaalde reden voor langere tijd afwezig is, kan het een proces worden waarin veel tijd gaat zitten. Door deze processen te automatiseren, krijg je automatisch een update over belangrijke data en welke stappen er ondernomen dienen te worden. Ook biedt het de mogelijkheid om een bedrijfsarts of andere betrokkene inzicht te geven in de huidige status.
5. Uitbetalen van salarissen
De salarissen zijn een maandelijks terugkerende taak die veel tijd en energie kosten. Niet alleen het verwerken van de salarisadministratie, maar ook het op de hoogte blijven van de snel veranderende wet- en regelgeving is erg belangrijk. De Belastingdienst past deze wetten aan en kan boetes uitdelen wanneer een organisatie niet aan bepaalde eisen voldoet. Als je kiest voor een partner waarbij je de salarisadministratie kunt uitbesteden, weet je zeker dat je hier geen omkijken meer naar hebt.
