Tijdens de vergadering is het belangrijk om de controle te behouden. Orde en structuur bepalen het vlotte verloop van de vergadering. De ideale bijeenkomst vindt plaats in een goede open sfeer en iedereen is geïnteresseerd en gemotiveerd. Het belangrijkste is om elkaar vrijuit te laten spreken en binnen het tijdschema tot een consensus te komen. Helaas is de werkelijkheid vaak anders.
De rol van de voorzitter
Hoe goed je je ook voorbereidt op de vergadering, het zal altijd anders zijn. Dan zijn de verwachtingen van jou als voorzitter hooggespannen.
- Je moet eindeloze discussies in de goede richting hebben
- Je moet ervoor zorgen dat iedereen zijn eigen stem heeft
- Je moet ruzies tussen deelnemers vermijden
- Je moet de inbreng van iedereen gelijkstellen
Je ziet ze in elke vergadering. Mensen die graag naar zichzelf luisteren. Altijd dezelfde mening, maar altijd verpakt in net iets andere cadeaus. Maar er zijn er ook die erg langdradig zijn. Als je ze niet tegenhoudt, blijven ze praten. Maar hoe doe je dit zonder deze mensen te beledigen?
De beste manier is om de adviezen beknopt samen te vatten en het tijdschema aan te geven. Argumenten waarvan u wilt dat anderen zich hierover uitspreken, kunnen soms nuttig zijn. Het is echter belangrijk om mensen niet eindeloos te laten praten. Kijk ook of iemand stil is. Zijn ze bang of verlegen voor zulke mensen? Vraag hun mening. Ze zijn ook betrokken bij de besluitvorming. Kijk ook of de lange discussie dit onderwerp waardig is.
De voorzitter als leider
Het leiden van de discussie is de taak van de voorzitter. Een goede voorzitter kent echter het verschil tussen het leiden van een discussie of het voeren van een discussie naar zijn wens. Goede voorzitter:
- Samenvatten van de gehele meeting
- Geef iedereen het woord
- Leid de discussie om een beslissing te nemen
- Leid de discussie en laat de eigen mening niet domineren
Zorg dat iedereen tevreden is
Is het moeilijk om de controle te behouden tijdens de vergadering? Dan moet er overeenstemming worden bereikt. Daarnaast wordt de rol van de voorzitter erg belangrijk:
- Positieve instelling en streng leiderschap zijn belangrijk
- Het schema van de agenda is leidend, de vergadering moet doelgericht zijn
- Het belangrijkste is om eindeloze discussies te voorkomen, en iedereen moet nog steeds vrijuit kunnen spreken
Wil je nou meer tips over hoe je een meeting kan leiden of hoe je de regie kunt behouden. Dan kun je ook eens kijken naar een cursus gesprekstechnieken. Iemand die daar uitermate geschikt voor is is Björn Deusings.