Incidentmanagement vereist een proactieve benadering
De gezondheidszorg omvat het proces van zorgverlening en is in het algemeen actief gericht op het verbeteren van de gezondheid van mensen die als zorgbehoevend worden aangemerkt. Hoe strikt er ook volgens vooraf bepaalde protocollen en richtlijnen wordt gewerkt, er doen zich soms incidenten en complicaties voor. Het is een onvermijdelijk onderdeel in de gezondheidszorg, ondanks dat er veel aandacht is voor details en verwachte uitkomsten als gevolg van onderzoeken en behandelingen. Neem de onverwachte maar een grote impact hebbende uitbraak van COVID-19, als gevolg van het coronavirus, dat alleen al in Nederland een ware vloedgolf aan zeer ernstige ziekte- en sterfgevallen veroorzaakte. Maar ook op kleine schaal doen zich complicaties voor die een grote mate van incidentmanagement vereisen om herhaling te voorkomen of in het slechtste geval zo minimaal mogelijk te houden.
Incident reporting toegankelijk maken
Zorgmanagers weten dus dat er zich incidenten zullen voordoen. Dat betekent dat deze leidinggevende een open communicatie moet stimuleren zodat zorgverleners of personeel ongedwongen het incident zullen melden. Het laatste wat je als manager wilt is dat er terughoudendheid is in het proces van ‘incident reporting’. Het melden van incidenten dient het belang van het verbeteren van de kwaliteit van zorg en het helpt bij het voorkomen van nieuwe incidenten van dezelfde aard.
Het hele team betrokken bij incidentmanagement
Een proactieve benadering bestaat er dan uit dat de zorgmanager het nemen van verantwoordelijkheid aanmoedigt. Periodiek in overleg treden met het betrokken personeel. Waar zitten eventuele pijnpunten? Voelen medewerkers zich voldoende betrokken bij wat de organisatie wil bereiken op het gebied van incident management of als er ingrijpende veranderingen binnen de zorginstelling gaan plaatsvinden? Maar het té vaak communiceren van verwachtingen omtrent incidentmeldingen moet vermeden worden omdat het een cultuur van wantrouwen kan wekken bij het zorgpersoneel. Uiteindelijk draait het in de eerste plaats om patiëntveiligheid. Een open communicatie waarborgt trouwens ook de veiligheid van zorgverleners en personeel in een zorginstelling.
Goede software incident reporting onmisbaar
In het proces van incident reporting is de juiste software onmisbaar. Zorg als manager voor eenvoudige, gebruiksvriendelijke rapportagesoftware zodat incidenten snel en gemakkelijk worden gemeld. Personeel staat vaak al onder een bepaalde werkdruk en moeten niet een half uur achter een computer zitten om een te lang rapport te schrijven. Geef dus, nog voordat er zich incidenten hebben voorgedaan, training aan personeel met betrekking tot software voor incidentmanagement. Dan heb je de helft al gewonnen als het gaat om een proactieve benadering van incidentrapportage in de gezondheidszorg.
