Hoewel het nog even zal duren voordat we weer massaal op kantoor zitten, kun je maar beter goed voorbereid zijn. Misschien hebben jullie al bepaalde looproutes uitgestippeld en wordt oud materiaal vervangen door nieuwe apparaten. Een kleine kantoorbezetting zorgt ervoor dat processen, workflows en kantoorinrichting eens goed onder de loep genomen kunnen worden. Dit is dan ook hét moment voor een optimalisatieslag en achterstallig onderhoud, maar hoe maak je jouw kantoorruimte klaar voor een ‘heropening’?
Vernieuwingsslag
Maak eens een wandeling door het pand en kijk goed om je heen. Wat zie je? Mogelijk kom je meubilair tegen dat al lang vervangen had moeten worden, of stuit je tegen een bakbeest van een een printer die het vaker niet doet, dan wel… Dat moet anders kunnen, toch? Gooi oude troep weg en vervang apparatuur die niet meer werkt, of veel onderhoud vraagt.
Ergernissen op kantoor
Als we even die eerder genoemde printer als voorbeeld nemen; we weten allemaal hoe vervelend het is als de inkt op is of als alwéér dat papier aangevuld moet worden. Daar komt nog bij dat niet iedereen weet hoe een toner of inktcartridge vervangen wordt. En als een technisch probleem ontstaat, wordt al snel IT ingeschakeld of gaan we uit frustratie maar verder met een ander actiepunt. Dat wil je voorkomen en dat kan ook heel makkelijk! Investeer in een goede laserprinter, waarmee u verzekerd bent van gemak, efficiëntie en productiviteit. Moderne laserprinters zijn vaak ook nog eens onderhoudsarm. Wilt u helemaal geen omkijken meer hebben naar uw nieuwe printer? Maak dan gebruik van een leasecontract, waarbij u een vast bedrag per maand betaalt.
Diverse functionaliteiten
Een laserprinter staat bekend om zijn capaciteit, snelheid en efficiëntie. Als u met hoge printvolumes werkt, is dit de ideale printer voor u. In zakelijke omgevingen zie je, afhankelijk van de business, bijna alleen maar laserprinters op de werkvloer. Maar wat maakt deze printer zo populair? De volgende eigenschappen zorgen ervoor dat een laserprinter het vaak wint van een inkjetprinter;
- hoge printsnelheid
- onderhoudsarme printer
- lage printkosten
- toner gaat lang mee
- kan grote volumes verwerken
Ga voor gebruiksgemak
Iets dat niet specifiek voor een laserprinter geldt, maar wel een belangrijke functionaliteit is, is het gemakkelijk kunnen delen van de printer. Iedereen moet zonder problemen gemakkelijk verbinding kunnen maken en liefst ook nog vanaf meerdere devices. Kijk in dat geval naar modellen met wifi, Wifi Direct of compatibiliteit met Apple AirPrint, Mopria of Google Cloud Print. Dan is het zelfs mogelijk om printopdrachten te verzenden vanaf een telefoon of tablet. Daarnaast kunnen veel printers scannen naar de cloud. Als dat niet gebruiksvriendelijk is, weten wij het ook niet meer!
Werkt u met bedrijfsgevoelige documenten, die niet voor iedereen toegankelijk moeten zijn? Beveilig uw documenten dan met een wachtwoord of pincode. Ook deze optie is bij veel laserprinters gewoon standaard. Safety first!
Quick wins
Je ziet, er is veel winst te behalen op het gebied van efficiency en productiviteit door simpelweg een verouderde printer te vervangen. Als jij echt veranderingen wilt aanbrengen, voordat de meeste collega’s weer op kantoor verschijnen, zul je kritisch om je heen moeten kijken. Start met het ‘low hanging fruit’: begin bij zaken die relatief eenvoudig geoptimaliseerd of veranderd kunnen worden. Printers zijn daar een voorbeeld van, maar zo kun je natuurlijk tal van zaken aanpakken. Misschien valt jouw oog wel op hele andere dingen, als je door jouw kantoor wandelt!