Zie je door de bomen het bos niet meer wanneer je vacatures leest voor secretarieel of managementondersteunend werk binnen een bedrijfsorganisatie? Nou, dan ligt dat heus niet altijd aan jou. Het is volkomen begrijpelijk dat het je wel eens duizelt van al die verschillende termen die tegenwoordig worden gebruikt: personal assistant, executive assistant, management assistant, team assistant, en wat dies meer zij.
Geen gewichtigdoenerij
Gewichtigdoenerij? Dat niet. De genoemde functies liggen in elkaars verlengde, maar er zijn wel degelijk verschillen. Het is alleen geen overbodige luxe die af en toe per functie uit te lichten om wat meer klaarheid in de materie te brengen. Neem de personal assistant, vaak afgekort tot PA. Wat is er kenmerkend aan de personal assistant, en in hoeverre zijn de taken anders dan die van bijvoorbeeld een executive assistant?
Vakinhoudelijk onderlegd
Misschien is de personal assistant nog het beste te vergelijken met de klassieke directiesecretaresse. Behalve dat de functie van een PA niet beperkt blijft tot traditionele taken als notuleren, agendabeheer, het afhandelen van correspondentie, het voorbereiden van vergaderingen en het regelen van reizen. De moderne personal assistant is echt een sparringpartner van de baas, een klankbord, wordt ook wel de ‘spil’ van een organisatie genoemd en moet soms zelfs in staat zijn de baas (manager, directeur, chief of staff) te vervangen in diens afwezigheid. De personal assistant is, kortom, meer vakinhoudelijk onderlegd dan de ouderwetse secretaresse.
Mix van oude en nieuwe vaardigheden
Nog wat eigenschappen die de personal assistant blijkens veel vacatureteksten moet bezitten: analytisch, brede algemene ontwikkeling, meertalig, multitasker, stressbestendig, loyaal, empathisch, maar ook digitaal helemaal bij de tijd, dus goed op de hoogte van CMS (contentmanagementsystemen) en uiteraard MS Office in al zijn facetten. Misschien moet je spreken van een mix van oude en nieuwe vaardigheden.
Persoonlijke ondersteuning
Wat is dan het verschil met een executive assistant? In alle eerlijkheid: dat is soms niet zo groot en de twee termen worden nogal eens door elkaar gebruikt. Maar toch: executive assistants bieden ondersteuning op een hoog bedrijfsniveau. Dat is het in een notendop. Dat doen personal assistants ook, maar hun ondersteuning is – de naam zegt het al – persoonlijker, dus specifiek gericht op één of meerdere leidinggevenden. Wat inhoudt dat de PA soms ook privé zaken moet regelen.
Juiste match bij de professional
Overigens zijn er geen twee personal assistant-banen hetzelfde. Bij 2AssistU weten ze dat als geen ander. Maar dat maakt het werk nou net zo leuk. Juist door de jarenlange ervaring weten zij vaak precies de juiste match tot stand te brengen.